為什么ERP系統(tǒng)在演示時流程都跑得很流暢，但一到用戶手使用時，就全變了味?這其中的奧妙在于哪里呢?這是因為ERP系統(tǒng)在演示時，都沒有考慮例外情況。而企業(yè)日?；顒又?，總難免會出現(xiàn)意外情況。對于這些意外情況，ERP一般都規(guī)定了比較嚴(yán)格的處理要求。但實際上，企業(yè)的日常管理通常都達(dá)不到這個要求。

也就是說，企業(yè)的實際運(yùn)營與ERP的要求還有差距。但是，兩者的差距到底有多少呢?也沒有人專門作過統(tǒng)計。今天筆者來總結(jié)一下，企業(yè)由于各種因素的限制，一般在哪些方面沒有達(dá)到ERP的要求。

一、原材料入庫與領(lǐng)料的矛盾

如一筆原材料，在1月5日晚上8點(diǎn)，供應(yīng)商送到企業(yè)。但是，員工都下班了，只剩下一個倉庫值班員在上班，人家不會ERP的相關(guān)操作。若在平時，可以在第二天下班再補(bǔ)單據(jù)。但是，有可能這筆材料是急料，生產(chǎn)部門當(dāng)天晚上10點(diǎn)就要安排生產(chǎn)，需要用到這筆材料。企業(yè)往往在系統(tǒng)沒有開出單據(jù)的情況下，就直接從倉庫中領(lǐng)料。若不像前面用料那么急，通常直接領(lǐng)料第二天再補(bǔ)料也沒有多大關(guān)系，只要別忘了補(bǔ)單子就可以了。但是，現(xiàn)在就有點(diǎn)麻煩了。第一，這筆材料一入一出要補(bǔ)兩張單據(jù)，而且必須先補(bǔ)入庫單，再補(bǔ)領(lǐng)料單(如果順序搞錯，要么領(lǐng)料單無法審核，要么會出現(xiàn)負(fù)庫存);第二，如果忘了補(bǔ)單麻煩就更加大了。筆者遇到過一個客戶，他們曾經(jīng)因為這種情況沒有錄入單據(jù)。而后干脆都忘了這件事。如此一來，材料的入庫出庫的數(shù)量是對平了，軟件上看不出問題來?？稍趯~時，才發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商送過這批材料。事后，查了好久，才發(fā)現(xiàn)已經(jīng)在生產(chǎn)線上用掉了。

在很多企業(yè)，這種情況都普遍存在。因為，在晚上一般都沒有文員值班。也就是說，ERP系統(tǒng)操作員不能夠時刻就位，這就會導(dǎo)致ERP系統(tǒng)的單據(jù)無法及時錄入。而這跟ERP系統(tǒng)的單據(jù)及時錄入的原則相違背。那該如何調(diào)和這兩者之間的矛盾呢?

筆者認(rèn)為，可以采取如下這幾種方案。

1、當(dāng)ERP操作員不能就位時，先用手工單據(jù)代替，第二天上班后，再在系統(tǒng)中補(bǔ)錄。在實際操作時，還是需要注意調(diào)查清楚之前所有的入出庫動作和相應(yīng)欠缺的單據(jù)。同時，有些單據(jù)還要注意先后順序。為了確保無誤，企業(yè)可以按部門設(shè)立錄入單據(jù)的時間限制。如對于倉庫部門，要求在第二天上班后，半個小時內(nèi)，把昨天晚上的交易單據(jù)補(bǔ)齊;而生產(chǎn)部門，則在接下去的半個小時內(nèi)，把單據(jù)補(bǔ)全。如此，就不會發(fā)生負(fù)庫存或者單據(jù)無法審核的問題了。

2、可以對一些員工進(jìn)行簡單的培訓(xùn)。雖然一線的操作員，不怎么會利用電腦，但是，稍加培訓(xùn)后，其還是可以進(jìn)行一些簡單的操作，如單據(jù)的生成等等。當(dāng)然，企業(yè)在排班時，也可以做一些調(diào)整，把那些有一定電腦基礎(chǔ)的員工，排在不同的班次。其次，可以給他們開單據(jù)的權(quán)限，而沒有審核的權(quán)限。如此，第二天上班后，其他人員可以對他們開的單據(jù)校對一次，看看有沒有錯誤，校對無誤后，再審核。這樣就可以防止漏開單據(jù)了。 

二、采購價格無法確定，該如何處理

當(dāng)前由于原材料市場價格波動大，所以有些企業(yè)，在采購單下發(fā)時，都不能確定采購價格。甚至在原材料到達(dá)企業(yè)時，還無法確定價格。只有在對賬時才能最后確定。這也是不符合ERP的精神的。

對于這種情況，一般來說，企業(yè)可以先估計一個價格，先以這個價格下單，然后再在恰當(dāng)?shù)臅r機(jī)修改價格。但是，有些用戶害怕變更麻煩，所以寧可在下單的時候先不審核采購單，等價格確定后再修改價格，然后審核采購單。這不是很合理。一方面，可能在原材料入庫時，價格還沒有確定，而采購單沒審核的話，入庫單就無法開;另一方面，在采購單沒有審核的情況下，采購單可以被隨意的更改。無論是有意的、還是無意的更改，都具有風(fēng)險。

所以，筆者建議，采購單即使在價格沒確定的情況下，只要已經(jīng)發(fā)給了供應(yīng)商，就要及時審核。價格，可以在有需要的時候，再進(jìn)行變更。

1、在采購訂單的貨物還沒有進(jìn)貨前，可以通過采購訂單變更單進(jìn)行變更。通過采購訂單變更單進(jìn)行變更，價格的變動還可以留下歷史紀(jì)錄，方便以后查詢。

2、若采購單已經(jīng)有進(jìn)貨，則ERP系統(tǒng)是不允許對采購單進(jìn)行任何變更動作的，除非把采購單指定結(jié)束。所以，若采購單已經(jīng)結(jié)案，或者已經(jīng)有進(jìn)貨的情況，采購變更單就無法處理了。此時，有些ERP系統(tǒng)，如神州數(shù)碼的易飛ERP系統(tǒng)，在原材料入庫單上，加入了一個小功能，可以更新采購價格。在后續(xù)的應(yīng)付帳款上帶出的價格，就是更新后的價格。

3、若原材料已經(jīng)入過庫。已經(jīng)跨月了，還沒有確定價格的話，則在月末要走暫估流程。這個流程比較復(fù)雜，企業(yè)最好不要走到這一步。也就是說，在月底時，最好能夠確定這個材料價格。否則，很可能導(dǎo)致月底倉庫庫存成本不準(zhǔn)確，從而導(dǎo)致企業(yè)的生產(chǎn)成本出現(xiàn)問題。在不得已的情況下，也只好采用暫估流程。

三、月底退料的麻煩

在月底，ERP系統(tǒng)進(jìn)行成本結(jié)轉(zhuǎn)以前，ERP要求用戶把多余材料及時整理退庫。如某張生產(chǎn)訂單需要用到某種材料800千克，在實際生產(chǎn)中，由于采用了先進(jìn)的生產(chǎn)技術(shù)或者其他的一些原因，其實際只用了750千克材料就完成了生產(chǎn)。ERP要求在訂單完工入庫的同時，就能夠把這500千克材料退回給倉庫。因為若訂單入庫后再進(jìn)行退料的話，ERP系統(tǒng)不允許對已經(jīng)完工入庫的生產(chǎn)訂單進(jìn)行更改，此時就算退料，也不能關(guān)聯(lián)到這張生產(chǎn)訂單。那么，在實際成本計算時會把這多余的材料，仍然計算到這張生產(chǎn)訂單中去，成本計算的結(jié)果就與實際成本有差異。

但是，若每張生產(chǎn)訂單完工后，都要求企業(yè)整理車間，把余料及時退回倉庫，對于企業(yè)來說是不可能實現(xiàn)的。即使可以，成本也會太高、或者會影響生產(chǎn)計劃，所以，企業(yè)一般不會這么做。ERP考慮到這種情況，就退了一步，要求企業(yè)在月底成本結(jié)轉(zhuǎn)作業(yè)運(yùn)行前，把當(dāng)月完工訂單的余料及時退回給倉庫。

這比前面的要求寬松了很多。所以，筆者在實施時一般建議對于那些價值比較大的材料，或者專用于某些產(chǎn)品的材料，在生產(chǎn)訂單完工時，無法及時退回余料的情況下，在月底至少要整理一次，把余料按照生產(chǎn)訂單一一退回給倉庫。從哪里來，就回哪里去，不要搞混。而對于那些價值不大的材料，如包裝袋等，就沒必要按月整理倉庫了。因為這些材料對于最后的成本影響不大，也就沒有必要費(fèi)這個精力了。

所以，對于余料來說，月底是最后的期限。在月底還無法完成這個工作的話，當(dāng)月的生產(chǎn)成本肯定會受影響。而且，這個影響是不可逆轉(zhuǎn)的。如上月現(xiàn)場余料，如果下月才清理入庫，ERP系統(tǒng)不會遞減上月的成本，而只會遞減當(dāng)月的成本。也就是說，這至少會影響兩個月的成本計算。企業(yè)要慎重對待。

以上這三個差異，是大部分企業(yè)不可避免的，或者雖然可以解決，但是，需要花費(fèi)大量的成本。對于企業(yè)來說，失去的遠(yuǎn)比得到的要多，企業(yè)認(rèn)為不合算。所以，在這種情況下，企業(yè)應(yīng)該跟顧問一起，商討一些解決方法，通過補(bǔ)救或者規(guī)章制度的規(guī)范，盡量減小其對于ERP系統(tǒng)的影響。